ドライブ、特にシステムドライブ(Cドライブ)の容量を節約するために、大容量のOutlookデータファイル(.pst/ .ost)を圧縮する必要があります。本文では、Outlookデータファイルを圧縮する完全の対策を皆さん位に紹介します。

StellarのOutlookためのツールキット

Outlookのデータファイルとは

Outlookのデータファイルは、電子メール、カレンダー、連絡先、タスク、ノートなど、Outlookで使用する個人情報管理データを格納するためのファイルです。主なデータファイルの形式は以下の通りです。

  • PST(パーソナルストレージテーブル)ファイル: PSTファイルは、Outlook 2002以前およびOutlook 2003/2007の旧バージョンで使用される主要なデータファイル形式です。PSTファイルには、電子メール、カレンダー、連絡先、タスク、ノートなどのデータが格納されます。
  • OST(オフラインストレージテーブル)ファイル: OSTファイルは、Outlookのキャッシュモードで使用されるデータファイル形式です。Exchangeサーバーとの同期を可能にし、オフラインでのアクセスやデータのローカルキャッシュを提供します。

Outlookのデータファイルは、通常、個々のメールアカウントに関連付けられます。複数のメールアカウントを使用する場合、それぞれのアカウントに対して個別のデータファイルが作成されることがあります。これらのデータファイルは、Outlookのデータをバックアップ、転送、復元するために重要です。また、異なるコンピュータやOutlookのバージョン間でデータを移行する場合にも使用されます。

Outlookのデータファイルを圧縮する原因?

PSTファイルを圧縮する理由としては、以下のようなものが挙げられます。

  1. Outlookのサイズ上限: Outlookのバージョンによって、データファイルに対するサイズ制限を設けています。Outlookのデータファイルはサイズ上限を超えると、Outlookはそのファイルを処理することができなくなります。
  2. ストレージの節約: PSTファイルは、大量のメールやデータを格納することができます。ファイルサイズが大きくなると、ディスクのスペースを占有し、ストレージの節約が困難になります。特にPSTファイルがシステムドライブのCドライブに保存されている場合、パソコン全体のパフォーマンスに影響を出す可能性もあります。このような場合、PSTファイルを圧縮することで、スペースを節約し、ストレージの効率を向上させることができます。
  3. パフォーマンスの向上: PSTファイルが大きすぎる場合、Outlookのパフォーマンスに影響を与える可能性があります。ファイルの読み込みやデータの操作が遅くなることがあります。圧縮することで、PSTファイルのサイズを減らし、Outlookのパフォーマンスを向上させることができます。
  4. バックアップの効率化: 大きなPSTファイルをバックアップする場合、時間とストレージスペースが必要です。圧縮することで、バックアップの効率を向上させることができます。また、圧縮されたPSTファイルは、バックアップの保存や転送に便利です。

OutlookのPSTファイルのサイズ制限について

Microsoft OutlookのPST(パーソナルストレージテーブル)ファイルには、バージョンによって異なるサイズ制限があります。以下に一般的なOutlookバージョンのPSTファイルのサイズ制限を示します。

  • Outlook 2002およびそれ以前のバージョン: PSTファイルのサイズ制限は2GBです。
  • Outlook 2003および2007: PSTファイルのサイズ制限は20GBです。
  • Outlook 2010およびそれ以降のバージョン (32ビット版): PSTファイルのサイズ制限は50GBです。
  • Outlook 2010およびそれ以降のバージョン (64ビット版): PSTファイルのサイズ制限は250GBです。

ただし、サイズ制限はあくまで推奨値ですが、実際の動作する時に大容量のPSTファイルを使用する場合、パフォーマンスの低下やデータの損失のリスクが高まる可能性があります。

そこで、容量の節約といい、PSTファイルを小さくしてOutlookにインポートする事といい、Outlookのデータファイルを圧縮するには、どうしたらいいですか?次の部分を読み続けましょう。

Outlookのデータファイルを圧縮する方法

この部分では、Outlookのデータファイルを圧縮するための詳細方法を皆さんに紹介します。いかなる理由でOutlookのデータファイルを圧縮したい場合でも、次のいずれかの方法を参照して、それを実現することができます。

方法⒈Outlookでそのデータファイルを圧縮する

Outlookには、データファイルを圧縮するユーティリティが内蔵されています。OutlookでPST(パーソナルストレージテーブル)ファイルを圧縮するために、以下の手順に従ってください。

ステップ⒈Microsoft Outlookを開きます、[ファイル]タブをクリックし、[情報]→[アカウント設定]の順にクリックします。

outlookのアカウント設定をクリック

ステップ⒉[データファイル]を選択して、[ファイルの場所を開く]から圧縮したいデータファイルを選択します。

データファイルの場所を開く

ステップ⒊Outlookのデータファイルを追加すると、[設定]をクリックします。

データファイルの設定

ステップ⒋新しい設定のウィンドウで、「今すぐ圧縮」をクリックしてOutlookのデータファイルの圧縮プロセスを開始します。

今すぐ圧縮

これにより、選択したPSTファイルが圧縮されます。圧縮には時間がかかる場合があります。PSTファイルのサイズやコンピュータのパフォーマンスによって異なります。データファイルの圧縮中に、Outlookが使えなくなるので、要注意です。

方法⒉Outlook圧縮専門ツールを使って圧縮する

Outlookでデータファイルを圧縮すると、ファイルが破損したいするケースが多数報告されます。そこで、Outlookの内蔵圧縮ユーティリティ以外、Outlook圧縮専門ツールを使って、データファイルを圧縮するのもおすすめの対策になります。

Outlook圧縮専門ツールのStellar Toolkit for Outlookは、もっと柔軟なOutlookデータファイルの圧縮ソリューションを提供しています。Stellar Toolkit for Outlookを使って、Outlookのデータファイルを最適化する場合、ファイル破損の可能性の最小限まで抑えることもできますし、様々な高度圧縮オプションを適用することもできます。

また、このOutlookのツールキットは、OSTファイルをPSTファイルに簡単に変換したり、データファイル内の重複項目を自動的に検出して削除したり、破損したデータファイルを修復したり、削除済みの項目を復元したりすることもできるので、非常に役立つツールキットになると思います。

それでは、具体的な操作手順を紹介していくので、ご参照ください。

ステップ⒈Stellar Toolkit for Outlookをパソコンにインストールしてそれを立ち上げると、「Compact Outlook PST」を選択します。

ご案内:OSTを直接に圧縮することができませんが、同じツールを使って、OSTを効率よくPSTファイルに変換して、圧縮することが可能です。

PST圧縮ツールを選択

ステップ⒉Select PST」をクリックして、圧縮したいPSTファイルを選択して、「Destination」ボタンをクリックして、圧縮済みのPSTファイルの保存先を指定できます。

圧縮したいPSTファイルを選択

ステップ⒊ここで右側のメニューから高度な圧縮オプションを適用して、「Compact」ボタンをクリックして圧縮プロセスを開始します。

  • Compress all attachments in new PST file:全ての添付ファイルを新しいPSTファイルに圧縮
  • Extract and save attachments to a folder (No interlinking is lost):添付ファイルを抽出してフォルダに保存(リンク紛失なし)
  • Extract compress and save attachments to a folder (No interlinking is lost):添付ファイルを解凍してから、再圧縮してフォルダに保存(リンク紛失なし)
  • Remove all attachments in new PST file:全ての添付ファイルを新しいPSTファイルから削除
  • Remove unused space:未利用の領域を削除して圧縮
  • Empty Deleted items folder:「削除済みアイテム」フォルダーを削除してから圧縮
  • Empty Junk Email folder:「迷惑メール」フォルダーを削除してから圧縮
利用可能な圧縮オプションを適用

ステップ⒋PSTファイルの圧縮プロセスが完了するまでしばらくお待ちください。

PST圧縮プロセスが完了